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Organization Feature für Organisations-Admins: Anleitungen für wesentliche To-do’s

  • Aktualisiert

Verwalten Sie ganz einfach selbst alles rund um Ihre Organisation - wie z.B. die Integration von Sharing-Angeboten, Ihre Organisationsmitglieder, Kosten und Zahlungsmittel.

Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Aufgaben, die Sie als Organisations-Admin im Zusammenhang mit den Feature Organizations erledigen können.

 

 

 

 

 

 

 

 

Zugehörige Artikel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inhalt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Erklärung der Integrationder
Sharing-Angebote und der Bedingungen

 

 

Sharing-Anbieter können entscheiden, ob sie Organisationen Zugang zu ihren Sharing-Angeboten gewähren. Sie können Organisationen wie die Ihre einladen und die Zugangsbedingungen für jede Organisation verwalten.

Für Organisationen ist dies die Gelegenheit, externe Flotten von Carsharing-Betreibern für ihre B2B-Fälle zu nutzen und die Buchungen ihrer Organisations-mitglieder (Fahrer:innen) zu verwalten und zu nachzuvollziehen.

Der Anwendungsfall wird noch attraktiver, wenn Fahrer:innen die Fahrzeuge zusätzlich für private Buchungen auf eigene Kosten nutzen können.

Für eine ordnungsgemäße Einrichtung und reibungslose Integration sollte ein Organisations-Admin mit einem Provider-Admin zusammenarbeiten. Die grundlegenden Aufgaben für den Start werden im Folgenden erläutert.

 

 

Einstellungsmöglichkeiten

Provider Admins can define different parameter for single Organizations like yours:

  • Nur für Organisationen oder zusätzliche private Nutzung durch Fahrer:innen
  • Zahlungsmethode oder Zahlung per Rechnung
  • Abrechnungszyklus (sofort oder monatlich)

 

 

 

Wesentliche To-dos
als Organisations-Admin

 

 

 

 

Overview

Wie man eine Organisation anlegt
 Wie man eine Organisation einrichtet
 Wie man Mitglieder der Organisation einlädt
 Wie man ein weiteres Sharing-Angebot für seine Organisation hinzufügt
 Wie man seine Abo-Gebühren verwaltet

Wie man einen neuen Organization Admin hinzufügt

Wie lösche ich mein Konto

 

 

 

 

 

Wie man eine Organisation anlegt

Bedingungen:

  • Es gibt ein bestehendes Team (Sharing-Angebot), das die Nutzung durch Organisationen ermöglicht
  • Sie haben einen Kontakt (Website, Kontaktperson, ...) zu diesem Sharing-Angebot
  1. Erhalten Sie einen Einrichtungslink vom Anbieter dieses Sharing-Angebots.
    Optionen dazu können sein:
    1. Ein Provider schickt Ihnen den Link (z.B. per Mail)
    2. Ein Provider hat eine Website zur Selbstregistrierung eingerichtet
    3. ...
  2. Klicken Sie auf [den Link], um zur Einrichtung in Ihrem Webbrowser zu gelangen.
  3. Erstellen Sie Ihr Account, indem Sie 
    1. Neue Accountdaten eingeben oder
    2. melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Account an 
  4. Geben Sie die Daten Ihrer Organisation ein
  5. Akzeptieren Sie die Datenschutzrichtlinien
  6. Klicken Sie auf Ihre Organisation anmelden

Ergebnis

  • Ihre Organisation wurde erstellt.
  • Sie ist bereits mit dem ersten Angebot verbunden.
  • Ihre Organisation wartet auf die Genehmigung durch den Provider.
  • Der Provider wurde per E-Mail über Ihre Anfrage informiert.


Hinweis:
Um das Angebot vollständig als Organisation nutzen zu können, muss der Provider Ihre Organisation genehmigt haben.

 

 

 

Wie man eine Organisation einrichtet

Bedingungen:

  • Sie haben einen Account für Ihre Organisation erstellt

Die Einrichtung der Organisation besteht aus drei Schritten.

Sie können Ihren Fortschritt auf dem Dashboard sehen.

Schritt 1: Vervollständigen Sie Ihr Organisationsprofil

  1. Falls noch nicht bei der Kontoeinrichtung geschehen
    Gehen Sie zu: Rolle Organisations-admin > [Organisationsname]-Menü > Einstellungen > Organisationsdaten
  2. Klicken Sie auf Aktionen > Bearbeiten
  3. Fügen Sie die fehlenden Daten ein
  4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis:
Sie können den neuen Status Ihrer Organisation auf dem Dashboard überprüfen

Schritt 2: Geben Sie Ihre Zahlungsmethode ein

  1. Gehen Sie zu: Rolle Organisation Admin > [Name der Organisation]-Menü > Einstellungen > Zahlungsdetails
  2. Klicken Sie auf Action > Zahlungsmethode hinterlegen
  3. Geben Sie die Daten Ihrer Kreditkarte oder SEPA-Karte ein
  4. Klicken Sie auf Auto speichern

Schritt 3: Warten auf die Genehmigung durch den Anbieter

Hinweis: 

Ergebnis

  • Ihre Organisation ist jetzt einsatzbereit.
  • Sie können nun Mitglieder zu Ihrer Organisation einladen, um Buchungen zu erstellen

 

 

 

Wie man Mitglieder der Organisation einlädt

Bedingungen:

  • Sie haben ein Konto für Ihre Organisation erstellt
  • Mindestens ein Sharing-Angebot in Ihrer Organisation wurde genehmigt
  1. Gehen Sie zu: Rolle Organisation Admin > [Organisationsname]-Menü > Header-Menü: Mitglieder
  2. Klicken Sie auf 
    1. Aktionen > Mitglied per E-Mail einladen
    2. Aktionen > Mehrere Mitglieder per E-Mail einladen
  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzuladenden Mitglieder ein
  4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis zu Einladen von Mitgliedern per E-Mail

  • Sie können jeweils nur ein Mitglied einladen
  • Sie können diesem Administratorrechte gewähren

Hinweis für das Einladen mehrerer Mitglieder per E-Mail

  • Sie können eine Vielzahl von Mitgliedern gleichzeitig einladen

Ergebnis

 

Wie man ein weiteres Sharing-Angebot für seine Organisation hinzufügt

Bedingungen:

  • Sie haben bereits Ihren Organisations- und Ihren persönlichen Account erstellt.

Es gibt zwei Optionen, um ein weiteres Sharing-Angebot für Ihre Organisation hinzuzufügen.

Option 1: Sie erhalten einen Anmeldelink für Organisationen von einem anderen Sharing Operato

  1. Erhalten Sie einen Einrichtungslink vom Anbieter dieses Sharing-Angebots.
  2. Klicken Sie auf [den Link], um zur Einrichtung in Ihrem Webbrowser zu gelangen.
  3. Verwenden Sie Ihren bestehenden Account durch Login.
  4. Klicken Sie auf bestehende verwenden, um Ihre Organisation auszuwählen
  5. Wählen Sie Ihre [bestehende Organisation], die Sie anmelden möchten.
  6. Akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen
  7. Klicken Sie auf Registrieren Sie Ihre Organisation

Option 2: Navigieren Sie als Fahrer:in durch die App und finden Sie ein Sharing-Angebot mit öffentlicher Registrierung

Führen Sie die Schritte aus, die in Wie registriere ich ein neues Sharing-Angebot, das von der Organisation unterstützt wird > (Fahrer:in) beschrieben werden.

Ergebnis

  • Ihre Organisation hat sich für dieses Sharing-Angebot angemeldet

 

 

Wie man seine Abo-Gebühren verwaltet

Hinweis:

  • Je nach den Einstellungen des Sharing-Angebots muss eine Organisation möglicherweise eine Abo-Gebühr zahlen.
  • Diese Zahlung ist notwendig, damit die Mitglieder Ihrer Organisation Fahrzeuge buchen können.

Bedingungen:

  • Ihre Organisation ist bei einem Team angemeldet, bei dem Abo-Gebühren anfallen.
  1. Gehen Sie zu: Rolle Organisation-Admin > [Name der Organisation] Menü > Sharing-Angebote
  2. Klicken Sie auf das Dreieck auf der rechten Seite des [Sharing-Angebots, das Sie bearbeiten möchten].
  3. Klicken Sie auf Gebührenverwaltung
  4. Klicken Sie auf Action > Gebühr aktivieren
  5. Klicken Sie auf der Mitteilungskachel auf Ok, wenn Sie mit der Gebührenerhebung einverstanden sind.

Ergebnis

  • Die erhaltene Abonnementgebühr wird nun in dem von dem Anbieter vorgegebenen Zyklus von Ihrer Organisation abgebucht

Hinweis:

  • Weitere Aktionen, die erscheinen können, nachdem das Abonnement von Ihnen aktiviert wurde
  • Abonnement kündigen - das Abonnement des Sharing-Angebots wird pausiert

Abonnement verlängern - das Abonnement wird reaktiviert

 

 

Wie man einen neuen Organization Admin hinzufügt

Bedingungen:

  • Sie haben eine Organisation erstellt

Option 1: direkt bei der Einladung einem neuen Organisationsmitglied diese Rechte erteilen

  1. Gehen Sie zu Rolle Organisation Admin > Header-Menü Mitglieder
  2. Klicken Sie auf Aktionen > Mitglied per E-mail einladen
  3. Geben Sie die [E-Mail Ihres zukünftigen Organisations Admins] ein
  4. Setzen Sie ein Häkchen bei Admin-Recht erteilen
  5. Klicken Sie auf Speichern

Option 2: An ein bestehendes Mitglied Ihrer Organisation Administratorrechten erteilen 

  1. Gehen Sie zu Rolle Organisation Admin > Header-Menü Mitglieder
  2. Klicken Sie auf [Dreieck] in der rechten Ecke der Person, die Sie zum Admin machen möchten
  3. Klicken Sie auf Admin-Recht gewähren

Ergebnis von Option 1

  • Ihr zukünftiger Organisationsadministrator erhält eine Einladung per E-Mail.
  • Ihr zukünftiger Organisationsadministrator hat nach dem Eintritt in Ihre Organisation Teamadministrationsrechte.

Ergebnis von Option 2

  • Ihr bestehendes Organisationsmitglied erhält sofort Admin-Rechte.

Wie lösche ich mein Konto

 

  1. Gehen Sie zu: Rolle Organisation Admin > [Organisationsname] Menü > Einstellungen
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen-Menü.
  3. Wählen Sie Konto löschen aus.
  4. Bestätigen Sie die Kontolöschung, indem Sie auf Mit Kontolöschung fortfahren klicken.
  5. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Ok, um Ihr Konto zu löschen.

Ergebnis

  • Ihr Organisationskonto wird gelöscht.

Hinweis:

  • Die individuellen Konten der Organisationsmitglieder werden nicht gelöscht.
  • Ein Organisationskonto kann nur gelöscht werden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
    • Es gibt keine offenen Forderungen.
    • Es gibt keine bevorstehenden oder aktiven Buchungen.
    • Die Organisation hatte in den letzten 3 Monaten keine Buchungen.
    • Es wurden keine Zahlungen über SEPA-Lastschrift innerhalb der letzten 8 Wochen vorgenommen, die noch angefochten werden könnten.

 

 

FAQ

 

Gibt es Grenzen für die Teilnehmer meiner Organisation?

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Organisationsmitglieder, die einer Organisation beitreten können.

Es gibt zwar keine Obergrenze für die Anzahl der Organisationsadmins, jedoch muss mindestens ein Admin pro Organisation vorhanden sein. Die Entfernung des letzten Organisationsadmins ist nicht erlaubt, es sei denn, ein anderes Mitglied übernimmt die Rolle oder ein neuer Admin wird eingeladen.

 

Warum muss ich all diese Organisationsdaten ausfüllen, um einen Account zu erstellen?

Die Daten werden für die Rechnungsstellung benötigt. Die Datensätze sind auf das für eine ordnungsgemäße Implementierung erforderliche Minimum beschränkt.

 

Was passiert, wenn das Abonnement der Organisation inaktiv wird?

Die Mitglieder Ihrer Organisation sind dann nicht in der Lage, ein Fahrzeug zu buchen.

 

Was passiert, wenn die Organisation das Sharing-Angebot entfernt, während ein aktives Abonnement besteht?

Die Mitglieder Ihrer Organisation müssen dann die regulären Abo-Gebühren (falls vorhanden) als Fahrer:in zahlen, wenn sie den Service weiterhin nutzen möchten.

 

Kann ein Organisations-Admin ein Abonnement kündigen?

Ja, ein Organisationsadministrator kann das Abonnement für ein Sharing-Angebot kündigen. Die Fahrzeuge des Sharing-Angebots können auch nach der Kündigung weiter genutzt werden, bis der bezahlte Zeitraum endet. Das Abonnement wird jedoch nicht verlängert.

 

Kann ein Organisations-Admin ein gekündigtes Abonnement verlängern?

Ja, ein Organisationsadministrator kann ein gekündigtes Abonnement für ein Sharing-Angebot verlängern. Dies führt zu einer automatischen Erneuerung des Abonnements nach Ablauf des bezahlten Zeitraums.

 

 

Kann ein Mitarbeiter einer Organisation Buchungen erstellen, wenn die Anmeldegebühr nicht bezahlt wurde?

Nein, wenn die Organisation die Anmeldegebühr nicht bezahlt hat, können ihre Mitglieder keine Fahrzeuge buchen.  

 

 

Was passiert, wenn die Zahlung für eine Anmeldegebühr fehlschlägt?

Wenn die Zahlung fehlschlägt, wird eine offene Forderung erstellt. Organisationsadministratoren können diese unter Controlling > Offene Forderungen finden.

 

 

 

 

 

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